Кнопка «Исходящие счет-фактуры» на главной форме.
Программа позволяет экспедитору вести комплексный учет по перевозке, от создания
заявки, затем выставления счет-фактуры и до контроля оплаты.
• Все созданные в программе фактуры можно просмотреть в виде списка. Чтобы
задать собственный порядок сортировки, нужно нажать на заголовок столбца, по
которому данные должны быть отсортированы.
• Над списком находятся поля фильтра для организации поиска среди документов. В
критерии поиска можно определять валюту, заказчика, которому выставлялась
фактура, факт оплаты, дату выставления и дату оплаты.
• При перемещении по фактурам в списке, в таблицы под списком загружается
информация о перевозках на которые выставлена фактура, а по при перемещении по
каждой перевозке – выставленные по ней суммы.
8.1. Создание счет-фактуры.
Кнопка “Создать”
Фактура может быть выставлена за одну или несколько перевозок. Процесс создание
разделен на шаги. Для выставления счет-фактуры на заказчика требуется, чтобы
были заполнены данные о его плательщиках.
8.1.1 На первом шаге определяются исходные данные для выставления фактуры.
Сначала нужно выбрать плательщика, реквизиты которого должны быть внесены в
счет-фактуру. В форме для выбора плательщиков можно использовать список
заказчиков. Программа автоматически создает плательщика, одноименного закуазчику
с незаполненными (пустыми) банковскими реквизитами (счетами). Валюта платежа
автоматически подставляется из заявки. При необходимости её можно изменить.
Нажатием кнопки "Далее" продолжанем процесс создания счет-фактуры.
8.1.2 После выбора заказчика-плательщика программа
автоматически загрузит все его неоплаченные перевозки. В верхней части формы
расположен полный список перевозок от заказчика, в нижней - список перевозок к
оплате. По умолчанию в нижний список попадают все неоплаченные перевозки. С помощью кнопок
"Добавить все", "Добавить одну", "убрать одну, "Убрать все" нужно
отобрать те, на которые должна быть выставлена фактура. Нажатием кнопки "Далее"
продолжанем процесс создания счет-фактуры.
8.1.3 В форме «Выбор оплаты» содержится информация о всех суммах ставок к
оплате по перевозкам. В верхней части формы отображается список выбранных ранее
перевозок. В группе «Оплачено по ставкам» показываются все оплаченные суммы по
перевозкам. В группе «Ставки к оплате» отражены все неоплаченные суммы по
перевозкам. В группе «Выставить к оплате» формируются суммы к оплате. Первоначально
программа автоматически формирует суммы исходя из ставок в данной валюте и
независимо от уже сделанных оплат по перевозке. Эти значения можно
редактировать. В поле «Итого в сумме» содержится сумма к оплате по выбранной перевозке.В поле «ВСЕГО» содержится сумма к оплате по всей фактуре, по всем отобранным
перевозкам.
8.1.4 На следующем шаге создания счет-фактуры можно изменить сформированные
программой описания для каждой перевозки. Для изменения выбранной перевозки
служит кнопка “Изменить описание”.
8.1.5 На последнем шаге нужно заполнить данные об условиях оплаты. Можно изменить
полученные реквизиты плательщика и общие данные по фактуре. Если бланк фактуры
на иностранном языке, сумму прописью можно переписать вручную.
8.1.6 Завершение создания счет-фактуры. До сих пор фактура не была сохранена;
как только Вы нажмете “Готово”, она будет сохранена и доступна для печати.
8.2 Изменение счет-фактуры.
Кнопка “Изменить”
Изменять можно только номер фактуры, условия оплаты, общие данные по фактуре и
описание перевозок. Суммы к оплате по перевозкам после создания фактуры не
меняются.
8.3 Удаление счет-фактуры.
Кнопка “Удалить”
После подтверждения удаления документ удаляется из базы данных и восстановлению
не подлежит.
8.4 Отметка оплаты по выставленной счет-фактуре.
Оплата по фактуре производится в два этапа.
8.4.1 Отметка оплаты
Сначала отмечается факт оплаты и сумма, на которую оплачена или доплачена
фактура. Если оплата по фактуре не завершена, флажок “Фактура оплачена” должен
быть выключен.
8.4.2 Распределение оплаты
Кроме того, что в самой фактуре отмечена сумма оплаты по ней, поступившая сумма
должна быть внесена в оплаты по соответствующим перевозкам.
- Все перевозки, за которые выставлялась фактура заказчику отражаются в разделе
“Перевозки для оплаты”. Перемещаясь по элементам в списке, в остальную часть
формы загружаются данные для отметки оплаты по выбранной перевозке. Чтобы
автоматически отметить оплату по всем перевозкам, за которые выставлялась
фактура, нажмите кнопку “Оплатить ВСЕ”.
- В поле “Остаток для отметки оплаты” находится сумма, которую надо распределить
по всем перевозкам
- В группе “Выставлено к оплате” содержатся суммы, выставленные заказчику за
перевозку.
- Если фактура оплачивается в первый раз и за данную перевозку рассчитались
полностью, для отметки оплаты достаточно нажать кнопку “>>”.
- Если же идет доплата по фактуре или за данную перевозку оплатили не полностью,
можно отметить оплату только выделенной строки и нажать «>», чтобы отметить
оплату, либо написать значение в поле «Сумму» и нажать «Внести в оплаты» для
отметки оплаты.
- В разделе «Ставки к оплате» содержится информация о всех суммах ставок к
оплате по перевозке. В разделе «Оплачено по ставкам» показываются все уже
оплаченные суммы по перевозке. В графе “Осталось оплатить” присутствует
информация о том сколько осталось оплатить по выбранной перевозке.
8.5 Печать
счет-фактуры.
Кнопка “Печать”
В форме подготовки к печати, флажками включите нужные опции. Флажки в группе
“Тип счета” определяют какой из счетов, валютный или рублевый, в текущей
регистрации владельца будет использован для печати. Печать счет-фактуры
выполняется с использованием специальных печатных бланков. Бланки располагаются
на сервере в каталоге Reports в виде файлов с расширением .rpt. Каждый из
бланков можно изменить с помощью программы Crystal Reports (она есть на
компакт-диске в поставке). Бланку счет-фактуры соответствует файл invoice.rpt. В
настройках текущей регистрации владельца (см. «Работа со
справочниками»/«Регистрация»), можно задать какой файл будет использоваться.
Таким образом, переключаясь между регистрациями, может меняться и бланк для
печати.
8.6 Печать реестра выставленных счет-фактур.
Кнопка “Печать реестра”
Чтобы распечать список фактур, полученных в результате фильтрации, для контроля
или анализа служит печать реестра. С помощью кнопок “кратко” и “подробно” можно
задать степень детализации при печати.