Программа позволит структурировать информацию о партнерах и собственных
ресурсах, таких как подвижной состав, коллектив водителей и др., что позволит
более удобно и эффективно ей пользоваться.
5.1 Подменю «Владелец» (меню «Регистрация»).
В ней происходит заполнение информации о предприятии, использующем данную
программу (владельце программы). Эти данные будут использоваться при создании
заявок на перевозку, счет-фактур и в других местах программы.
5.1.1
Вкладка “Общие сведения”. В ней фиксируется информация о своем предприятии
(название, адрес, телефон, факс, Ф.И.О. директора и бухгалтера).
Кнопка «Создать» открывает «чистый бланк» формы для внесения информации о новой
регистрации владельца (новой организации). Работа с несколькими регистрациями
дает возможность быстро изменять текущие данные о фирме, использовать разные
бланки для печати заявок на перевозку и счет-фактур, либо даже организовывать
автономную работу в пределах регистрации (см. ранее Настройки - Доступ).
Кнопка «Удалить» удаляет отображенную в форме информацию (регистрацию
предприятия) из программы.
Переход от одной регистрации к другой осуществляется стрелками, расположенными
между кнопками «Удалить» и «Закрыть».
Крайняя левая кнопка производит переход к первой регистрации. Крайняя правая – к
последней регистрации. Центральные кнопки осуществляют переход к предыдущей
(стрелка влево) и к последующей (стрелка вправо) регистрации.
Кнопка «Закрыть» завершает работу с формой с сохранением данных по регистрациям.
5.1.2
Вкладка “Счета”. Служит для указания как рублевых так и валютных счетов
предприятия. Эта информация потребуется при работе со счет-фактурами.
Кнопка «Добавить» вызывает форму «Создание/Изменение расчетного счета».
Форма «Создание / Изменение расчетного счета».
В соответствующие поля формы вносятся: номер счета, реквизиты банка и
банка-корреспондента. Указывается тип счета (рублевый либо валютный). При
нажатии кнопки «Сохранить», новый счет добавляется в список.
Кнопка «Изменить» вызывает форму «Создание/Изменение расчетного счета» с
заполненными реквизитами редактируемого счета.
Кнопка «Удалить» удаляет выбранный счет из программы.
Если счетов несколько, станьте на один из них и нажмите кнопку “Текущий”, чтобы
этот счет выбирался автоматически при обращении к счетам.
5.1.3
Данные во вкладке “Настройки” обычно не нуждаются в изменении. В графе “названия
отчетов” содержатся репорты (названия файлов - бланков) используемые для вывода
на печать соответствующих документов. При необходимости бланки редактируются при
помощи программы Crystal Report 8.0 и выше.
5.2 Подменю «Заказчики».
Справочник предназначен для хранения и поиска информации о заказчиках.
Форма «Регистрация заказчиков».
Кнопка «Добавить» выводит на экран пустую форму «Изменение описания заказчика».
В этой форме происходит регистрация новых заказчиков (см. ниже).
Кнопка «Изменить» выводит на экран заполненную форму регистрации с реквизитами
выбранного заказчика. Быстрый способ вызова редактирования регистрации заказчика
– двойное нажатие левой клавиши мыши на выделенной строчке.
Кнопка «Удалить» служит для удаления регистрации заказчика из программы.
Кнопка «Печать» служит для печати списка заказчиков.
5.2.1
Форма «Изменение описания заказчика».
В верхней части формы расположены порядковый номер данного заказчика и дата его
регистрации. При создании заказчику автоматически присваивается порядковый номер
(код). Его можно изменить, но программа позволит сохранить только уникальный код
для заказчика
Вкладка «Описание» содержит общую информацию по заказчику.
Страна и город местонахождения выбираются из списка. Город следует выбирать
после выбора страны. Если город в списке отсутствует, добавьте его по кнопке «+»
рядом с ним.
В поле контакт заносится информация о людях, к которым надо обращаться на фирме.
Поле рейтинг может служить обозначением Вашего доверия заказчику, его значимости
для работы и т.д.
Установка флага «Временно не работает», приведет к исключению обращения к
заказчику в некоторых местах программы при дальнейшей работе.
Вкладка «Оплаты» содержит настройку контроля лимита задолженности
Содержит описание порядка контроля заказчика на лимит задолженности. Если
установлен флажок «Предупреждать при оплате», контроль этот будет выполняться во
время создания заявки на перевозку и при изменении оплат по перевозке. Лимит
задает максимальную сумму задолженности. Валюта указывает, в какой валюте надо
выполнять контроль. Для пересчета сумм в других валютах будут использованы
последние курсы валют.
Чтобы заполнить банковские данные заказчика или его партнеров, которые
перечисляют за него деньги, нажмите кнопку «Создать». Если нет ни одного
плательщика, автоматически будет создан плательщик одноименный заказчику и
программа сразу же предложит заполнить его валютный счет (автоматически
выведутся на экран формы регистрации банковских реквизитов нового получателя).
Так же существует возможность фиксирования нескольких плательщиков в регистрации
одного заказчика. После нажатия кнопки «Создать» на вкладке
«Принадлежность», формируется список плательщиков для текущего перевозчика.
Вкладка «Направления» содержит направления поставки грузов заказчиком
Обычно заказчики имеют постоянные маршруты, по которым они заказывают транспорт.
Чтобы обозначить откуда – куда (из каких стран в какие) заказчик обычно желает
перевозить грузы, с помощью кнопок со стрелками добавьте в списки приоритета
нужные страны. Эта информация потом будет использоваться в экспедиции при поиске
заказчиков для свободной машины, либо в поиске машин для заказчиков.
Вкладка «Доступ» отвечает за назначение пользователей для работы с заказчиком
При одновременной работе нескольких пользователей с программой имеется
возможность закрепить заказчиков за определенными экспедиторами. Для этого
добавьте нужных экспедиторов в список тех, кому разрешена работа с данным
заказчиком. Эта возможность вступит в силу только после назначения раздельной
работы с заказчиками в форме настроек «Экспедиция»/«Доступ».
Флажок «Общий для всех регистраций» указывает на то, что в режиме с раздельной
работой регистраций, заказчик будет доступен во всех регистрациях (если флажок
выключен, заказчик будет доступен только в той регистрации, где был создан).
Вкладка «Прочие» содержит настройку авторассылки предложений по транспорту
заказчику и прочие настройки.
Содержит группу параметров для настройки авторассылки, как по Fax, так и по
E-mail.
Для настройки авторассылки по факсу, на закладке «Факс» укажите код города и
номер телефона, которые служба доставки будет использовать для отправки факса.
Чтобы заказчик не участвовал в процессе авторассылки по факсу, используйте
флажок «Исключить из списка авторассылки по факсу».
Чтобы можно было автоматически отправлять заказчику информацию по электронной
почте, на закладке «E-Mail» укажите его адрес электронной почты. Если заказчик
не должен получать информацию по электронной почте, включите флажок «Исключить
из списка авторассылки по E-Mail».
Поле «Рейтинг для авторассылки» позволяет ограничить доступ к информации для
авторассылки в зависимости от степени доверия заказчику (или по другим
критериям). Этот параметр связан со значением поля «Для рейтинга >» из описания
предложения свободного транспорта. Напр. при рассылки предложения машины с
рейтингом 3, ее получат только заказчики с рейтингом авторассылки больше либо
равным трем.
Список «Источник, откуда узнали о заказчике». Создан для дополнительного
фиксирования источника информации, от которого вы узнали о данном заказчике
(либо заказчик узнал о вас).
Поиск заказчика в справочнике.
Для поиска заказчиков в справочнике, сперва задается фильтр в верхней части
формы, а затем нажимается кнопка «Выбрать >>». Под фильтром – условием выбора
заказчиков следует понимать заполнение одного или нескольких нужных полей:
• Поле «Код». Происходит поиск заказчика по коду (нескольким цифрам), внесенному
в данное поле. Код каждому заказчику присваивается при регистрации.
• Поле «Название». Отвечает за отбор заказчиков по их названию. Отбор происходит
путем сопоставления комбинации введенных символов с названиями фирм заказчиков.
• Поле «Телефон». Отвечает за отбор заказчиков по телефонному номеру. Отбор
происходит путем сопоставления комбинации введенных цифр с номерами телефонов
фирм заказчиков.
• Поля «Страна» и «Город» производят фильтрацию списка по территориальному и
региональному признаку - по определенной стране и (или) городу.
• Флажок «Со всех регистраций» позволит в режиме с раздельной работой
регистраций работать со всем списком заказчиков, независимо от того в какой из
регистраций был создан каждый заказчик.