НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ
В зависимости от организации работы на предприятии, для удобства использования
программа может быть настроена под конкретные условия эксплуатации (меню «Настройка»).
3.2 Подменю «Оплаты»
3.2.1. Справочник «Справочник валют»
В АРМ «Экспедитор» используются курсы валют для предварительного контроля
задолженности заказчиков, контроля выдачи авансов и др.
Курсы ведутся в виде журнала по дням. Для просмотра журнала за предыдущие дни,
служит список за подписью «Даты для выбора».
Кнопка «Создать новый день» вызывает форму календаря. Для выбора даты на
календаре, подведите указатель мыши к нужной дате и нажмите левую клавишу
«мыши». Текущая дата очерчена красной линией. Дата считается выбранной, если
число выделено серым фоновым кружком. Для смены месяца и года, на форме
предусмотрены кнопки с указателями «Влево» (предыдущий месяц) и «Вправо»
(следующий месяц). Нажатием соответствующей кнопки производится переход на месяц
назад либо вперед. Нажатием кнопки «Сохранить», переписываются, с текущей датой,
все данные о последних котировках валют.
Чтобы изменить курс отдельной валюты существует два способа:
а) «Кликнете» на строку в таблице.
б) Выберите нужный курс валюты - подведите курсор к нужной позиции и нажмите
левую клавишу «мыши». После этого, строчка поменяет цвет на черный. Затем,
нажмите кнопку «Изменить валюту».
Можно добавлять или удалять данные по валюте из журнала за день с помощью кнопок
«Добавить валюту», «Удалить валюту». Названия валют добавляются из справочника
валют.
Форма «Справочник валют» вызывается клавишей «Валюты >>».
Кнопки «Назначить ОСН 1» и «Назначить ОСН 2» присваивают определенной валюте
признак «Основная валюта № 1» либо «Основная валюта № 2». Далее в программе, все
расчеты в итоговых формах сводятся к этим двум валютам, выбранным как основные.
Для выбора основной валюты нужно пометить строку требуемой валюты из списка и
нажать кнопки «Основная валюта № 1» либо «Основная валюта № 2» соответственно.
После нажатия кнопки, выбранная валюта помечается особым значком в
соответствующем столбце общего списка.
Кнопка «Добавить» служит для добавления новой валюты в справочник. При её
нажатии появляется форма «Описание валюты». В форме описания валюты вносятся
полные и краткие названия валюты. Внесенные названия валюты требуется
просклонять и правильно внести в нужные поля. В дальнейшем, склонения названий
(полного и краткого) будут использоваться для автоматического заполнения заявок
и счет-фактур (в виде суммы прописью).
В качестве примера заполнения, выберете валюту из списка и нажмите кнопку
«Изменить».
Кнопка «Изменить» вызывает форму описания валюты, с ранее внесенными данными,
для редактирования.
Кнопка «Удалить» удаляет выбранную валюту из справочника.
3.2.2 Справочник «Виды оплат»
В процессе осуществления перевозки возникает ряд финансовых вопросов, которые
требуют своего решения. Для отражения этих вопросов, при использовании программы
для учета и контроля финансов по перевозкам, используются различные виды ставок
и оплат по ним. Они имеют в программе уже заложенный смысл, так что их изменение
может быть минимальным.
Однако форма служит скорее для создания новых, чем для изменения имеющихся видов
оплат. Это могут быть санкции, штрафы (при вводе их в отличие от встроенных
санкций, надо будет вводить и отрицательный знак числа) и т.д., не
предусмотренные в программе.
Для работы с текущей выбранной в таблице строкой используйте кнопки. При
добавлении нового вида оплат обратите внимание, что в поле «Оплаты заказчика»
должна быть указана принадлежность этой оплаты заказчику или перевозчику.
3.2.3 Справочник «Формы оплаты» представляет собой справочник всех возможных форм
оплат за произведенные услуги вашему предприятию (первая и вторая формы,
кредитные карточки, бартер, взаимозачеты и т.п.). Формы оплат вносятся в
«Справочник форм оплаты» нажатием кнопки «Добавить». Далее в программе, формы
оплаты будут подставляться автоматически, либо выбираться пользователями из
этого списка. Изменить и удалить записи позволяют кнопки, расположенные справа
от списка.
3.3 Подменю «Заявки»
3.3.1 Справочник «Шаблоны санкций»
В данном справочнике регистрируются под разными названиями списки
обязательных требований и штрафных санкций к перевозчикам. В дальнейшем, в
процессе создания заявок, для добавления санкций потребуется всего лишь выбрать
название того или иного шаблона из списка.
3.3.2 Справочник «Места загрузки / разгрузки»
Для удобства создания заявок, все ранее введенные пользователем места загрузки
(разгрузки) запоминаются в программе. Эта форма служит для удаления ненужных
либо неправильно введенных данных. Станьте на строку, содержащую ненужную
информацию и нажмите «Удалить»
3.3.3 Справочник «Черный список номеров автотранспорта»
Справочник предназначен для фиксирования «ненадежного» автотранспорта (или его
владельцев). Кнопкой «Добавить» в справочник вносится номер тягача
(полуприцепа), и поясняются причины его «ненадежности». Так же, фиксируется дата
внесения этой записи. Управление списками производится с помощью кнопок,
размещенных справа возле каждой таблицы.
В дальнейшем, программа не допустит пользователям создать заявку, автотранспорт
для которой зафиксирован в черном списке.
3.4 Подменю «Страны»
Справочник предназначен для фиксирования некоторых данных по странам, в которых
осуществляются автоперевозки.
В поле «Название» вносится название государства.
В поле «Краткое название» вносится международное обозначение государства (буквы
латинского алфавита).
В поле «Валюта» выбирается валюта (из списка валют), используемая для рейсов по
этой стране.
Поля «ВВОЗ топлива» и «ВЫВОЗ топлива» позволяют отразить ограничения на ввоз и
вывоз топлива, существующие в данном государстве. Эти данные в дальнейшем
используются при расчете затрат на топливо. Нулевое значение в этих ячейках –
ввоз и вывоз в размере технологического объема бензобака.
По умолчанию, справочник содержит все основные страны Европы, Азии и Африки. Для
ограничения списка стран в формах программы предусмотрен флажок «Показывать в
списках».
Если вы желаете добавить ту или иную страну в общий список в формах программы –
установите флажок «Показывать в списках».
Добавлять, изменять и удалять записи в списке, позволяют кнопки под таблицей.
3.5 Подменю «Города»
Форма показывает список городов разных стран. Этот список пополняется в процессе
работы. Данные попадают сюда при заполнении городов в формах программы. Каждая
программная форма (где требуется ввести город) рядом со списком для выбора имеет
кнопку «+». При нажатии кнопки «+», появляется специальная форма
(добавления/изменения города) для добавления нового города в справочник. Эта же
форма появится на экране при нажатии кнопки «Добавить».
В форму «Создание города» вводится информация о добавляемом городе. Если
вносимый город является пограничным переходом – включите флажок «погранпереход».
При установленном флаге «погранпереход» в форме появятся поля для описания
сопредельной страны и города для этого погранперехода. Эти поля озаглавлены
общим названием «Описание второй стороны».
Если города по ту сторону границы нет в списке, выключите флажок «Выбрать/Ввести
город». Далее введите название сопредельного города в соответствующее поле.
После нажатия кнопки «Сохранить», вновь введенный город добавляется в список
городов страны, в алфавитном порядке. Сопредельный город тоже добавляется в
общий список, но к городам сопредельного государства.
Вместе с программой поставляется база с более чем 37 тыс. городов из 47 стран.
Чтобы импортировать эти данные нажмите кнопку «Импорт».
Возможная ошибка при импорте! Если путь к программе на сервере в настройках
указан неправильно, будет не найден файл CT.mdb.
Для повседневной работы, Вам потребуются города не из всех стран. Поэтому в
появившейся форме «Импорт списка городов», выделите нужные страны в поле «Страны
для выбора».
Кнопка «Выбрать все» помечает все страны из списка, т.е. будет произведен импорт
списка городов по всем странам.
Кнопка «Снять все» снимает все пометки в списке стран.
Если Вы хотите видеть данные с почтовым индексом, то установите флажок,
«добавлять к названию индекс». По Германии первые две цифры индекса города
являются номером квадрата.
Для переноса данных нажмите «ИМПОРТ». Данных много, поэтому импорт данных займет
какое-то время.
При большом количестве городов, удобнее просматривать справочник по одной
(единственной) стране. Выбор страны, для фильтрации справочника городов,
производится из выпадающего списка «Страна».
Изменить и удалить записи в списке, позволяют кнопки под таблицей.
Кнопка «Х Дубл.» удаляет из общего списка повторяющиеся (дублирующиеся) названия
городов.