При первом же старте программа попросит указать вид источника данных (обычно SQL
Server). Также, в закладке <Общие> заполните поля указывающие, где находится
программа, установленная на серверный компьютер.
Если это сетевое место, то укажите сетевой путь, по которому установлена
программа на сервере, если это и есть сервер, то никаких изменений делать не
надо.
Когда настройки закончены, нажмите зеленую кнопку “Сохранить”.
Если сервер успешно найден, появится окно ввода пароля для входа в программу.
ВНИМАНИЕ !!! Пользователь : Admin ; Пароль : <нет>.
В случае появления ошибок - не установлен или не правильно настроен сервер (см.
процедуру установки программы).
Далее, Вам предстоит заполнить «Регистрацию владельца». Данные из «Регистрации
владельца» будут использоваться при создании заявок на перевозку, счет-фактур и
т.п. (Подробнее см. Справочники / Регистрация владельца).
НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ
В зависимости от организации работы на предприятии, для удобства использования
программа может быть настроена под конкретные условия эксплуатации (меню «Настройка»).
3.1 Подменю «Общие»
Подпункт «Общие» включает в себя основные настройки программы,
расположенные на вкладках с соответствующими заголовками.
3.1.1 Вкладка «Общие» – настройка путей к данным.
В ней указываются пути на подкаталоги внутри программы (DeclStar).
Для случая, когда на компьютере установлено сетевое место, пути должны указывать
на подкаталоги сервера, их нужно исправить, используя сетевой путь (напр. //имя
сервера/метка диска/concord/declstar… далее по контексту).
3.1.2 Вкладка «БД» – база банных.
В ней указывается тип используемой базы данных. Тип базы данных обычно
установлен на SQL Server. Переключение на тип MS Access может быть сделано для
просмотра данных в экспортированной базе, но при этом работают только базовые
возможности.
Кнопка «Перенос данных из предыдущей версии» предназначена для импорта данных из
предыдущих версий программы в данную. При её использовании, появляется меню
импорта, в котором указывается номер предыдущей версии АРМ «Экспедитор» и путь к
файлу данных. Для указания пути к файлу данных *.mdb используйте кнопку,
расположенную справа от поля ввода.
3.1.3 Вкладка «Доступ» - Настройка совместной работы нескольких пользователей.
Как уже было ранее отмечено, с программой может работать одновременно несколько
пользователей.
Флажок «Раздельная работа пользователей». Используется для ограничения работы
пользователей только со своими документами (заявками на перевозки,
счет-фактурами и т.п.).
Флажок «Раздельная работа регистраций». Используется в случае наличия на
предприятии нескольких независимых подразделений – групп пользователей
(регистраций ). При включенном флажке пользователь получает доступ только к
документам своей группы. Документы других групп предприятия ему не доступны.
Пример. Предварительно, на предприятии создаются группы пользователей, по какому
либо объединяющему признаку (направлению перевозок, клиентуре и т.п.). На данные
группы пользователей в программе заводятся регистрации (каждой группе – своя
регистрация).
Включение или выключение флажков влияет на работу всех пользователей программы.
В случае включения обоих флажков, пользователь в каждой из регистраций (рабочей
группе) будет видеть разные (созданные им самим в рамках этой группы) документы.
Если оба флажка не установлены, то каждый пользователь будет иметь доступ ко
всем экспедиционным документам предприятия .
3.1.4 Вкладка «Заявки» - Настройка работы с заявками.
В этой вкладке выбирается способ нумерации создаваемых заявок на перевозку.
Способы нумерации заявок:
• По каждому заказчику (Наиболее распространенный)
Номер заявки составляется из: «номера заказчика», «разделителя - /»,
«порядкового номера заявки от данного заказчика».
напр. : «23/2» - вторая заявка заказчика с кодом 23.
• По месяцу
Номер заявки составляется из: «номера месяца» «разделителя - /» «порядкового
номера данной заявки в течении месяца».
напр. : «7/156» - 156-я заявка в течении месяца.
• Сквозная нумерация
Номера заявок увеличиваются «по нарастающей» - вне всякой зависимости.
• Произвольная нумерация
Номер вводится пользователем.
В этом случае уникальность номера контроллирует пользователь.
Такими же способами нумеруются счет фактуры.
В поле «Добавки при печати», при необходимости, вносится текст (санкции, общие
требования и т.д.), добавляемый к каждой заявке на перевозку.
! Заданные в данной закладке настройки автоматически переходят на все рабочие
сетевые места программы.
3.1.5 Вкладка «Оплаты» – Настройка контроля выдачи авансов в целом по предприятию.
Устанавливается для фиксирования лимита денежных средств компании, выдаваемых
перевозчикам в виде авансов.
Валюта. Указывает валюту, в которой устанавливается лимит денежных
средств.Валюта выбирается из списка валют , используемых для расчетов на
предприятии.
Лимит. В это поле вносится общее количество денежных средств (в ранее
установленной валюте), предназначенных для выдачи авансов на перевозки.
Исчерпано. В это поле вносится общая сумма истраченных (уже выданных), в целом
по предприятию, средств, в качестве авансов на перевозки.
В случае выдачи авансов в различных валютах, происходит пересчет сумм к единой
(см. ранее п. Валюта) валюте по курсам пересчета (из списка валют ),
установленным на предприятии.
Предупреждать когда осталось. В это поле вносится размер лимита остатка денежных
средств, предназначенных для выдачи авансов на перевозки.
При условии, когда разность «Общая сумма авансов» - «Сумма выданных авансов»
станет меньше «Лимита остатка», программа выдаст предупреждение.
В этой же вкладке задается процент НДС, учитываемый при выписке счет-фактур.
3.1.6 Вкладка «Экспедиция». В этой вкладке задаются параметры, используемые при
работе с экспедиционной частью программы. Она содержит несколько групп настроек.
3.1.6.1 Группа «Настройка просмотра»
Перемещением ползункового указателя, под
названием «Срок давности звонков», указывается количество прошедших дней до
текущей даты. Установленный интервал ограничивает временными рамками общий
список произведенных контактов (звонков) по загрузкам (транспорту).
«Напоминание» В дальнейшем, вывод напоминания о намеченных контактах (списка
телефонных звонков) так же ограничивается временными рамками. Под временными
рамками подразумевается интервал времени, устанавливаемый до и после текущей
даты (в днях). Границы интервала устанавливаются двумя ползунковыми указателями.
Указатель «Показывать прошлых» - устанавливает количество дней, предыдущих
текущей дате – начало временного интервала
Указатель «Показывать вперед» - устанавливает количество дней, следующих за
текущей датой – конец временного интервала.
3.1.6.2 Группа «Совместная работа»
Служит для организации совместной работы
экспедиторов с общим списком загрузок (машин).
"Грузы".
Флажок «Работа с грузами ‘чужих’ заказчиков» Экспедитор обслуживает определенный
круг заказчиков. Со своего рабочего места он создал заявку на перевозку. Данная
заявка ожидает своей очереди для поиска транспорта (не занята экспедитором).
Установленный флажок открывает доступ к таким (« незанятым ») заявкам всем
экспедиторам группы (предприятия).
Установка «Через 0 (мин. после создания)» указывает интервал времени (в минутах)
с момента создания заявки. По окончании указанного интервала времени, данная
заявка поступает в общий список, т.е. заявка станет доступна остальным
экспедиторам группы (предприятия).
Флажок «Автоматически освобождать грузы» По вновь созданной заявке экспедитор
проводит поиск транспорта – заявка занята экспедитором. Со времени, когда
экспедитор начинает искать груз (машину) для предложения, заявка (предложение)
блокируется для использования другими пользователями.
Установленный флажок открывает доступ к таким (« занятым ») заявкам всем
экспедиторам группы (предприятия).
Установка «Через 0 (мин.)» указывает интервал времени (в минутах) с момента
блокирования заявки экспедитором. По окончании указанного интервала времени,
данная заявка поступает в общий список.
"Машины".
Аналогичным образом производится настройка доступа к общему списку машин.
3.1.6.3 Группа «Доступ»
Задает разделение заказчиков и перевозчиков между
экспедиторами.
Если оба флажка установлены, то пользователь будет видеть только назначенных ему
заказчиков (перевозчиков) и сможет использовать напрямую только их заявки.
Заявки недоступных ему заказчиков (перевозчиков) он сможет использовать с
реквизитами создавшего их экспедитора.
Если флажки не установлены, работа с предложениями, независимо от назначения в
доступе заказчиков (перевозчиков), будет одинаково доступна для всех
экспедиторов.
3.1.6.4 Группа «Импорт»
Позволяет автоматически предлагать экспедитору транспорт,
освобождающийся в ближайшее время. Выбор (импорт) происходит из ранее созданных
контрактов на перевозку.
Флажок «Выполнять импорт» - выполняет импорт транспорта, т.е. предлагает
экспедитору транспорт со сроком до окончания рейса, менее указанного.
Импорт за __0 дней до окончания рейса – устанавливает количество дней остающихся
до окончания рейса.
3.1.7 Вкладка «Архивация» – производит настройку архивации данных АРМ
«Экспедитор». Идентична по содержанию форме, выводимой перед процессом
архивации.
(см. Архивация)
Флажок «Создать новый архив». В процессе работы экспедиции, периодически
возникает необходимость освобождать список заявок от неиспользуемых данных.
Неиспользуемые данные можно сохранять двумя способами: дописывать в единый
архивный файл либо создавать за каждый период новый архивный файл. Установленный
флажок предоставит возможность, при каждой архивации списка заявок, создавать
новый архив. При снятом флажке, архивируемые данные будут дописываться в единый
файл.
Строка «Путь к архиву (последний архив)» задает путь к файлу архива. По
умолчанию, в строку выводятся имя файла и путь, использованные при последней
архивации данных.
Флажок «Использовать сжатие» - позволяет использовать дополнительные алгоритмы
сжатия данных (ZIP), для существенного уменьшения размера архивного файла.
3.1.8 Вкладка «CONCORD» – содержит настройки для обращения к программе доставки в
информационную базу CONCORD. Программа доставки устанавливается на компьютер
вместе с АРМ «Экспедитор». Поставка информации производится в гостевом режиме
(только для размещения грузов и транспорта на сервере CONCORD).
В поле «Путь к серверу» указывается путь к программе доставки – файлу
EasyInfo.exe (при установке по умолчанию – C:/Concord/Easy )
В поля «Номер абонента» и «Идентификатор» внесите данные из регистрационной
карты. Регистрационная карта поставляется только в случае официального
приобретения программы. Если Вы уже являетесь абонентом CONCORD, то в указанные
поля внесите свои регистрационные данные.
Флажок «Автоматически вызывать доставку при экспорте». Установка флажка
позволяет автоматически отправлять информацию о загрузках в базу CONCORD.
Отправка осуществляется при экспорте данных из АРМ «Экспедитор» в CONCORD.
Внимание ! Настройки сделанные в этой форме, не избавляют от необходимости
настройки самой программы доставки.
3.1.9 Вкладка «Авторассылка». В ней настраиваются службы отправки Fax и E-Mail,
которые вы будете использовать.
3.1.9.1 Группа «Fax» осуществляет настройку автоматической рассылки факсов при
помощи модема.
В поле «Агент доставки» размещается название программы, используемой для отсылки
факсов (По умолчанию, это «Symantec Delrina WinFax PRO»)
В поле «Префикс для межгорода» указывается префикс (номер) выхода на межгород
для модема.
В поле «Префикс для межгорода» указывается префикс (номер) выхода на городскую
телефонную линию.
Бланк
В поле «Название отчета» «Грузы» указывается имя файла-бланка, который будет
использоваться при отсылке факсом предложений по загрузкам. По умолчанию поле не
заполнено.
В поле «Название отчета» «Машины» указывается имя файла-бланка, который будет
использоваться при отсылке факсом предложений по свободному транспорту. По
умолчанию поле не заполнено.
Путь к файлам бланкам указан в пункте 1.1 Вкладка «Общие» в поле «Путь к
отчетам».
Поле «Формат документа». При помощи бланков (указанных ранее), компьютером
формируются сообщения для отправки по факсу. В данном поле, выбирается текстовой
формат файла для формирования содержимого таких сообщений. Далее, сформированный
файл рассылается агентом доставки по адресатам. По умолчанию установлен Rich
Text Format (RTF). Не рекомендуется, без крайней необходимости, изменять
настройку этого поля.
3.1.9.2 Группа «E-mail» осуществляет настройку автоматической рассылки писем по
электронной почте.
Флажок «Вставлять данные в текст письма» (РУССКИЙ). При установленном флажке,
текст письма, для рассылки по электронной почте, будет формироваться на русском
языке (в кириллической кодировке).
Флажок «Вставлять данные в текст письма» (ТРАНСЛИТ) При установленном флажке,
текст письма, для рассылки по электронной почте, будет формироваться на
“латинице” (латинские буквы – русские слова). Многие получатели, по техническим
и языковым причинам, не могут просматривать сообщения на русском языке. Такая
возможность позволит им ознакомиться с Вашей информацией.
Флажок «Прикладывать бланк с данными». При установленном флажке, к электронному
письму присоединяется файл с Вашим сообщением. Этот файл формируется при помощи
бланка-отчета в заданном текстовом формате. (См. ниже)
Бланк
В поле «Название отчета» «Грузы» - указывается имя файла-бланка, который будет
отослан по электронной почте в виде письма, содержащего предложения по
загрузкам.
В поле «Название отчета» «Машины» - указывается имя файла-бланка, который будет
отослан по электронной почте в виде письма, содержащего предложения свободному
транспорту.
Путь к файлам бланкам указан в пункте 1.1 Вкладка «Общие» в поле «Путь к
отчетам»
В поле «Формат документа» выбирается тестовой формат присоединяемого сообщения.
По умолчанию установлен Hyper Text Document 3.2 (HTML). Не рекомендуется, без
крайней необходимости, изменять настройку этого поля.